Das Onlinetool bzw. die Smartphone App Trello ist ein ganz einfacher Aufgabenplaner. Die Bezeichnung Projektmanagement-Tool trifft zwar auch zu, übertreibt es dann aber etwas. Das Tool ist auf jeden Fall genau das Richtige für Leute die nur einen sofort verständlichen Aufgabenplaner suchen.
Plattformen und Endgeräte
Trello ist ein Onlinetool und somit Plattform und Endgerät- übergreifend nutzbar (Windows, Mac, Linux). Zudem gibt es Trello als App für iOS und Android für Smartphones sowie für Tablets. Auch für Kindle und Windows 8 steht Trello als App zur Verfügung. Die Apps funktionieren nach dem gleichen Drag & Drop Muster (wie unten beschrieben). Meldet man sich jeweils mit den gleichen Benutzerdaten an, hat man immer automatisch die selben Daten parat.
Mit Trello hat man die Möglichkeit, mit einem Klick Tasks (Aufgaben) zu erstellen, diese zu Kategorisieren, sie in der Reihenfolge und von Kategorie zu Kategorie zu verschieben. Zudem lassen sich die Aufgaben mit allerlei Zusatzinformationen versehen, welche aber in der Übersicht nur per Hinweisicons sichtbar sind. Die Übersicht über die Tasks bleibt also in den Themenübersichten erhalten.
Boards (Kategorien, Themen)
Grundsätzlich lassen sich mehrere Boards erstellen, welche man dann später mit weiteren Kategorien, bzw. Themengebieten bestücken kann. Im Beispiel habe ich das Board “Privat” erstellt. Dieses hat das Thema “Heute zu tun”, “Erledigt” und “Auf jemanden anderen abschieben” erhalten. Die angedachte Aufgabe erstellt man jetzt also per Klick auf den Button “Add” und beendet die Eingabe mit der Entertaste. Fertig, der erste Task ist erstellt. Da man die Entertaste zum Abschluss gedrückt hat, befindet man sich auch schon im Erstellungsmodus für den nächsten potentiellen Task. Somit hat man die Möglichkeit, ganz schnell und einfach mehrere Tasks zu erstellen, welche dann dem Erstellungsdatum nach untereinander angezeigt werden.
Verschieben
Das schöne an dem Tool ist, dass man die erstellten Aufgaben per Drag & Drop nicht nur innerhalb des Themas, sondern auch in andere Themen (Kategorien) verschieben kann. Somit kann ich die Tasks jetzt ganz einfach in der Reihenfolge vertauschen, oder einen Task per linke Maustaste einfach in das andere Thema (z.B. “Erledigt”) verschieben. Natürlich lassen sich die Themengebiete frei wählen. Somit könnten statt den Themen im Beispiel auch Namen von Mitarbeitern stehen, oder Arbeitsschritte (Meilensteine) innerhalb eines Projekts.
Abbildung 1: Neues Board erstellen
Abbildung 2: Tasks verschieben
Abbildung 3: Task befindet sich in der neuen Kategorie (Thema)
Weitere Infos / Erinnerungen / Termine
Das erstellen von ganz einfachen Tasks ohne weitere Zusätze reicht für Erinnerungen für mich in der Regel schon aus. Bei einigen Aufgaben ist es allerdings nötig, noch etwas mehr hinzuzufügen. Z.B. wenn es wie im Beispiel um einen Ausflug zu Einwohnermeldeamt geht. Hier muss ein Termin eingehalten werden, es gibt einen Textzusatz und wichtige Dokumente dürfen nicht vergessen werden. Möchte man den Aufgaben also noch weitere Informationen mitgeben, klickt man die Ausgewählt einfach mit der linken Maustaste an. Es öffnet sich ein Dialog mit vielen weiteren Formatierungsmöglichkeiten (siehe Abbildungen):
Abbildung 4: Hier wurde beispielsweise ein zusätzlicher Text und ein genaues Datum hinzugefügt. Mit einem Klick auf “Enable them Calendar Power-Up!” trägt sich der Termin in den Trello-eigenen Kalender ein, welcher sich rechts oben in der Oberflächenansicht verbirgt.
Abbildung 5: Der Termin wurde in den Trello Kalender eingetragen. Den Kalender kann man sich übrigens in der Wochen- und Monatsansicht anzeigen lassen. Mit einem Klick auf “Heute” springt er automatisch auf die eingestellte Ansicht mit dem heutigen Tag. Klicke ich auf einen Eintrag, komme ich automatisch auf den jeweiligen Eintrag mit allen weiteren Zusätzen (Abbildung 4).
Anhänge / Checklisten / Labels
Schön ist auch die Möglichkeit Daten wie z.B. Word, Excel oder PDF Dokumente anzuhängen. Auch Fotos, Zip Files etc. lassen sich an eine jeweilige Aufgabe anheften. Die Anhänge (Attachments) sieht man dann brav aufgereiht in der jeweiligen Aufgabendetailansicht. Auch einfache Checklisten lassen sich für jede Aufgabe erstellen. Mit Klick auf Checklist am rechten Seitenrand kann man zuerst eine Checkliste benennen und diese dann mit verschiedenen Listenpunkte füllen. Aufgaben lassen sich mit Labels sortieren. Dies geschieht in Form von Farbgebung. Somit ist man in der Lage in großen Listen z.B. zusammengehörige Tasks schneller zu entdecken. Es lassen sich somit also nochmal quasi visuell Unterthemen innerhalb der Themen erstellen.
Organisationen
Praktischerweise lassen sich in Trello mehrere Organisationen anlegen. Innerhalb von Organisationen kann man dann wiederum verschiedene Boards anlegen und diesen dann Benutzer zuordnen. Man kann Organisationen also als Gruppierung von Boards und Benutzern verstehen.
Video Tutorial
Es gibt ein deutsches Video, welches die Funktionen von Trello übersichtlich erklärt. Es lohnt sich auf jeden Fall sich das Video anzuschauen, da es einen sehr guten Überblick über das Projektmanagement Tool gibt.
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Preise
Trello ist in der Basisvariante kostenlos (10 MB Anhänge speicherbar). Mit Trello Gold erhält man mehr Funktionen, Speicherplatz (250 MB) für Dateianhänge etc. Da sich die Bedingungen öfter mal ändern, möchte ich sie hier nicht so genau auflisten. Hier kann man sich einen Überblick über die Gold Version verschaffen. Aktuell kostet Trello Gold 5 Dollar im Monat und 45 Dollar pro Jahr. Man hat die Möglichkeit zum Gold Member aufzusteigen, indem man Trello weiterempfiehlt. Für jeden “gesharten” Trello User, bekommt man übrigens einen Monat Trello Gold kostenlos, allerdings nur bis max. 12 Monate.
Fazit
Es sind die einfachen Dinge mit denen ich am liebsten arbeite. Wenn man wie ich im Onlinemarketing / Seo / Webdesign Bereich arbeitet, hat man es den ganzen Tag mit komplizierten Tools zu tun. Da kommt ein einfach zu bedienendes Aufgabenplanungstool genau richtig.
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