Mit dem Onlinetool Zervant, kannst du online und kostenlos deine Rechnungen und Angebote schreiben. Zervant wirbt damit, dass das Rechnungen erstellen auch dauerhaft kostenlos bleiben wird. Möchtest du mehr praktische Zusatzfunktionen, musst du zahlen. Das ist fair! Ich habe mir Zervant genauer angeschaut.
Zervant wirkt auf den ersten Blick freundlich, sympatisch und einfach. Assistenten zeigen dir anfangs den Weg zur ersten Rechnung und stehen dir auch an vielen weiteren Stellen helfend zur Verfügung. Das ist gerade für Selbständige wertvoll, die noch nie eine Rechnung geschrieben haben. Die Oberfläche ist übrigens komplett in deutscher Sprache.
Die erste Rechnung erstellen
Die Erstellung der ersten Rechnung war ein Kinderspiel und hat bei mir 3 Minuten gedauert. Es waren überhaupt keine Fragen offen. Man kann einen bestehenden Kunden über das Dropdown Menü wählen, oder direkt einen anlegen. Die Rechnungsnummer, Datum, das Zahlungsziel und die Referenznummer werden automatisch vergeben, es lässt sich aber auch manuell eingreifen. Es gibt die Möglichkeit einen Text über der Rechnung zu schreiben. Alles befindet sich intuitiv dort, wo man es auch auf der Rechnung vermuten würde. Auch die Eingabe der Rechnungsposten könnte einfacher nicht sein. Beschreibung (mit Dropdown für vordefinierte Posten), Datum, Menge, Einheit (auch direkt frei erstellbar), Einzelpreis, die Wahl der MwSt. und dahinter der automatisch berechnete Gesamtpreis pro Posten. Unterhalb wird natürlich die gesamte Summe ordentlich ausgewiesen. Neue Posten lassen sich, beliebig viele, mit dem darunterliegenden Button erstellen. Einfacher gehts nicht, ich bin begeistert!
Die Rechnungserstellung-Oberfläche sieht schon aus wie eine Rechnung und ist sehr intuitiv zu bedienen:
Weitere Rechnungseinstellungen
Auf der rechten Seite befinden sich weitere Einstellmöglichkeiten der aktuellen Rechnung. Hier könnt Ihr auswählen, als welche Firma Ihr die Rechnung schreiben wollt, welcher Rechnungstyp es sein soll (hier gibt es mehrere Vorlagen z.B. Rechnungen für Lieferungen in andere EU-Mitgliedsstaaten, oder Umsätze außerhalb EU – Waren etc. pp.). Auch die Rechnungsvorlage könnt Ihr hier einstellen (dazu im nächsten Absatz mehr). Sichbare Felder lassen sich definieren (z.B. kannst du hier noch ein Rabattefeld zu deinen Posten hinzufügen), die jeweilige Rechnungssprache und der Rechnungskopf. Auch die Fußzeile lässt sich individuell definieren. Ich nutze aktuell ein anderes Rechnungstool, aber in Sachen Einfachheit und Übersichtlichkeit, kann sich dieses von Zervant eine große Ecke abschneiden.
Ohne weitere Einstellung kann sich die 3-Minuten Rechnung doch echt sehen lassen, oder?:
Die Rechnung lässt sich dann natürlich speichern, oder auch direkt per Email versenden, oder im PDF Format ausdrucken. Auf Wunsch erhälst du eine Kopie der Rechnung per Email.
Auf Das
Rechnungsübersicht – suchen, filtern und sortieren
Erstellen von Angeboten und Belegen funktioniert auf die gleiche einfache Art und Weise. Klickst du oben den Rechnungen Reiter an, erhälst du eine praktische Übersicht aller geschriebenen Rechnungen. Diese kannst du im CSV oder Excel Format ausdrucken. Des weiteren kannst du in der Liste nach bestimmten Rechnungen suchen, nach diversen Kriterien sortieren, oder dir bezahlte, offene, Wiederholungsrechnungen oder gelöschte Rechnungen anzeigen lassen. Selbiges gilt für erstellte Angebote und Belege.
Kundenverwaltung
Über die Registerkarte Kunden kanst du Kunden anlegen und verwalten. Hier wird nach Privatkunde und Firmenkunde getrennt. Zu den einzelnen Kunden kannst du dir jeweils die Kontaktdaten und di eRechnungen anzeigen lassen. Zudem kannst du Notizen zu jedem Kunden hinterlassen. Praktischerweise kannst du direkt vom aufgerufenen Kunden die Rechnungsstellung direkt starten. Das ist im Alltag sehr hilfreich, da man sonst immer erst in die Rechnungsrubrik wechseln und dort bei der Rechnung den Kunden neu angeben müsste. Gleiches gilt auch andersherum. Gehe ich direkt in Rechnungen, kann ich dort direkt einen Kunden anlegen, ohne vorher auf die Kundenseite wechseln zu müssen.
Berichte & Analysen
Praktisch sind auch die Analysemöglichkeiten. Hier kannst du die bestimmte Zeiträume in Balkendiagrammen gegenüberstellen und erhälst somit eine visuelle Übersicht über die Entwicklung deiner Einnahmen, Ausgaben und deiner Gewinne bzw. Verluste. Die Umsatzverteilungsansicht stellt die Umsätze nach Kunden gegenüber. Somit siehst du direkt, um wen du dir besonders viel Mühe geben solltest :).
Fazit
Was soll ich sagen, ich finde das Tool richtig klasse. Es ist und bleibt zum Rechnungen erstellen kostenlos (eine Premiumversion ist in Arbeit). Es ist einfach und intuitiv zu bedienen und bietet alle wichtigen Funktionen für Freelancer und andere Selbständige, um Kunden zu verwalten und gleichzeitig Angebote und Rechnungen zu generieren. Von mir Daumen hoch für ein echt gelungenes Online-Rechnungserstellungs Tool!
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