Vorab, wenn ich kostenlos schreibe, dann gibt es eine kostenlose Variante des beschriebenen Tools gibt. Sollte es nur eine zeitlich limitierte, oder stark eingeschränkte Variante des Tools zum Zeitpunkt meines Blogbeitrags geben, schreibe ich natürlich nicht kostenlos. In dem ersten Tool gibt es eine mittlerweile
primaERP
Sehr umfangreiche Online Zeiterfassung
Ich bin mir nicht mehr sicher, wie ich das Zeiterfassungstool gefunden habe. Obwohl der erste Eindruck optisch sehr vielversprechend war, habe ich das Testen etwas vor mir hergeschoben. Was ich jetzt schon sagen kann ist, dass ich mit einer solchen Funktionsvielfalt nicht gerechnet hätte. Das Tool sieht nicht nur gut aus, sondern überzeugt mit guter Usability und sehr vielen Funktionen und Ansichten.
Für wen?
Wenn man am PC arbeitet und seine Zeit nach Stunden abrechnet, ist so ein Tool Gold wert. Die Zeit stoppen kann man mit jeder Eieruhr, aber auf die anschließende Verwaltung kommt es an. Für mich müssen Tools immer eine niedrige Lernkurve haben und das hat es. Die Verwaltungsoberfläche ist übersichtlich und klar strukturiert und somit einfach zu bedienen.
Funktionsübersicht
Die Anmeldung ist einfach und kostenlos. Man kann sich eine eigene Domain aussuchen nach dem Muster beispiel.primaerb.com. Mit Benutzernamen und selbst gewähltem Passwort kann es dann auch direkt losgehen.
Das Eingeben eines neuen Projekts geht schnell und bietet viele optionale Eingabemöglichkeiten.
Die Stoppuhr läuft in der Sidebar immer mit und kann jederzeit gestoppt und wieder gestartet werden.
Des weiteren bietet das Online Timetracking-Tool viele praktische Übersichten. Ein Kalender gibt einem die Übersicht über die Wochen und Tage. Liegen die Zeiterfassungen nah beieinander, entstehen unschöne Überlappungen, welche man allerdings anhand der Detailansichten quasi heranzoomen kann (über das Zahnrädchen). Anhand von Pfeiltasten kann man nach vorne oder hinten springen. Alle Zeiterfassungen lassen sich im Nachhinein per gedrückter Maustaste verschieben, verlängern, oder verkürzen.
Weitere Features
Um es etwas abzukürzen, Ihnen stehen weitere Ansichten Ihrer getrackten Stunden in Form einer Agenda und eines Stundenzettels zur Verfügung. Des weiteren lassen sich die verschiedene Berichte erstellen. Darunter fallen einzelne Benutzer, Team, Projekt und komplette Berichte, welche sich auch als Rechnungsunterlage anzeigen lassen und in verschiedenen Formaten wie CSW, XLS und PDF exportieren lassen (wow). Hier wird es dann mitunter auch etwas tricky.
Über den Punkt “Verwalten”, kann man dann seine Projekte, Kunden, Tätigkeiten und diverse “Impulseinstellungen” bearbeiten. Benutzer lassen sich dann über den Punkt Konto einfügen. In der kostenlosen Variante kann man bis zu drei Benutzer anlegen. Übrigens, auch eine Suchfunktion ist mit an Board.. sehr schön!
Besonderheiten des Tools
- Sehr umfangreiche Zeiterfassung
- Rechnungen erstellen
- Im Verhältnis zum Umfang relativ einfache Bedienung
- kostenlos für weniger als drei Benutzer
Fazit
Wer seine Arbeit stundenweise abrechnet, die Stunden seiner Mitarbeiter tracken und verwalten möchte, oder einfach wissen möchte, wie lange er an was gesessen hat, der ist mit dem Tool bestens bedient. Da es im Internet stattfindet, ist die kostenlose Zeiterfassung von jedem Rechner aus erreichbar. Zudem kann man es kostenlos nutzen und somit ausgiebig Testen. Dieses Tool ist aufgrund seiner Vielfalt, einfachen Bedienung und der umfangreichen kostenlosen Variante, ein Supertipp. Hier gehts zu primaErp
Toggl
Auch Toggl ist ein praktisches Zeiterfassungs-Onlinetool mit einer kostenlosen Variante mit der sich arbeiten lässt. Ich persönlich arbeite jetzt seit ca. einem halben Jahr täglich mit der kostenlosen Variante und nutze Toggl über den Rechner sowie mit meinem Smartphone. Für letzeres gibt es eine praktische App (Abbildung 1). Mit der App lässt sich die Arbeitszeit z.B. auch außer Haus tracken, oder wenn man in einer anderen Agentur arbeitet etc.
Die oben erwähnte App gibt es für den Desktop für Windows, Mac und Linux sowie für das Handy und Tablets in der Android und iPhone (iOS) Fassung. Für den Desktop ist die App eine Art kleines Programm welches man sich auf seinem Computer installieren kann. Dieses dient dann quasi nur dazu, die Zeit per Knopfdruck zu starten und zu beenden. Loggt man sich dann Online über die Toggl. Website in sein Konto ein, stehen einem viele weitere Möglichkeiten der Verwaltung der aufgenommenen Zeiten zur Verfügung. Die Zeiten lassen sich auch manuell eintragen. Das ist hilfreich wenn man z.B. vergessen hat auf Start zu drücken, bzw. wenn man etwas nachträglich einfügen möchte. Diese manuelle Funktion ist leider nicht in allen Zeiterfassungstools Standard.
Selbstverständlich benötigt man ein Konto mit dem an sich dann auf jedem Gerät anmelden muss. Alle Apps werden dann automatisch miteinander synchronisiert.
Verwaltung (Onlinetool)
Loggt man sich auf Toogl über den Browser ein, findet man eine vielfältige Verwaltungsoberfläche mit vielen Features. Somit lassen sich hier z.B. Projekte und Clienten (Kunden) anlegen. Zudem lassen sich Teams zu den verschiedenen Projekten zuordnen. Diese lassen sich dann später in den Übersichten und Berichten gezielt anzeigen und auf viele Arten Filtern. Somit kann man z.B. sagen dass man nur einen bestimmten Kunden, eine Art Projekt, oder nur noch nicht abgeschlossene Projekte angezeigt bekommen möchte. Neben dem jeweiligen Bearbeitungsstand (Status) lassen sich die Projekte zudem mit Farben belegen, das verschafft einem noch eine schnellere Übersicht. Toggl ist also schon ein kleines Projekt-Management System. Anhand der Farben kann man sich in visuellen Kuchengrafiken anzeigen lassen, wie viel man in welchem Bereich gearbeitet hat, also welche Arbeiten man am meisten verrichtet. Somit gibt einem das Tool z.B. Anstöße, sich in Zukunft etwas mehr in eine Richtung zu spezialisieren (Siehe Grafik 3):
Wählt man unter Reports die Detailansicht, sieht man alles auf einmal für den jeweiligen ausgewählten Zeitraum als Balkendiagramm und darunter in Tabellenform. In dieser Tabelle sieht man die jweilige Aufgabe, das dazugehörige Projekt, die benötigte Dauer des Projekts, sowie den genauen Zeitpunkt der Bearbeitung. Praktisch ist übrigens auch die optionale Vergabemöglichkeit der jeweiligen Projekte von Tags. Nach diesen Tags (z.B. Bezahlt etc.), lassen sich die Projekte dann später ebenfalls ordnen.
Reports / Berichte kann man als CSV oder als praktische PDF Datei exportieren oder direkt ausdrucken lassen. Filter lassen sich mit einem Klick wieder reseten. Man hat auch die praktische Möglichkeit mit einer Suchfunktion nach bestimmten Schlüsselbegriffen zu suchen. Die Report geben eine sehr gute Übersicht und lassen sich zudem nach Zeiten wie z.B. „zeige mir einen von mir definierten Zeitraum“, „letztes Jahr“, „dieses Jahr“, „diesen Monat“, „letzten Monat“, „gestern“, oder „heute“ sortieren.
Um ein weiteres Team Mitglied einladen zu können, muss dieses einen Toggl Konto besitzten. Diese Personen können dann eingeladen und zu Teams zusammengesetzt werden. Diese Teams lassen sich dann bestimmten Projekten oder Kunden zuordnen.
Toggl Zeiterfassung – Video Tutorial
Eine schöne Übersicht über das Tool verschafft das folgende (leider englisschsprachige Videotutorial (Videoübersicht)):
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Preise und Schnittstellen
Die Basisvariante ist grundsätzlich kostenlos. Möchte man alle Features nutzen, wird man an der ein oder anderen Stelle des Tools auf ein Upgrade hingewiesen (z.B. beim Setzen von Bookmarks etc.). Die Provariante kostet dann 5 Dollar pro Monat. Da kann man auch nicht meckern. Ein weiteres von mir noch nicht getestetes Feature ist die Toggl Schnittstelle. Somit lässt sich Toggl mit vielen pouplären weiteren Tools verknüpfen. Das sind z.B. Aufgabenplaner Tools wie Trello, Basecamp, Redbooth (ehem. Teambox), Github und vielen mehr.
Fazit
Trello ist meines Erachtens in der kostenlosen Variante völlig ausreichend. Es bringt alle Funktionen mit, welche man von einem Timetracking Tool erwartet. An der ein oder anderen Stelle ist es etwas unübersichtlich. Nach ein bisschen rumprobieren hat man die Oberfläche und Funktionen aber schnell verstanden. Sehr praktisch sind natürlich auch die Smartphone und Tablet Apps, welche das Timetracking auch mobil sehr einfach gestalten. Ich persönlich arbeite gerne mit Toggl. Von daher ist es eine klare Emfpehlung.
Hier gehts zu Toggl.com
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